Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy (biegłego rewidenta) usługi polegającej na przeprowadzeniu kompleksowego badania sprawozdań finansowych
29.04.2016
ZAPYTANIE OFERTOWE
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy usługi polegającej na przeprowadzeniu kompleksowego badania sprawozdań finansowych składanych do Ministerstwa Rozwoju w związku z rozliczeniem dotacji udzielonej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz sporządzenie protokołów z badania sprawozdań okresowych/rocznych wg udostępnionego przez Ministerstwo Rozwoju wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania (obowiązującego w dniu zamieszczenia zapytania ofertowego, wzór może ulec zmianie w wyniku aktualizacji przez Ministerstwo Rozwoju) .
I. ZAMAWIAJĄCY:
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska
Reymonta 20, 30-059 Kraków
NIP 6762477784
KRS 0000514292
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, WARUNKI I OCZEKIWANIA WOBEC BIEGŁEGO REWIDENTA:
Biegły rewident dokona badania przygotowanych przez Biuro Zarządu Stowarzyszenia sprawozdań finansowych składanych do Ministerstwa Rozwoju w związku z rozliczeniem dotacji udzielonej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 i sporządzi protokoły z badania sprawozdań okresowych/rocznych wg udostępnionego przez Ministerstwo Rozwoju wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania oraz wykona pisemną opinię wraz z raportem (w dwóch egzemplarzach) o tym, czy dane sprawozdanie finansowe jest rzetelne i prawidłowe.
Łączna ilość sprawozdań finansowych: 6
Rok 2016 – 1 sprawozdania finansowe
Rok 2017 – 2 sprawozdania finansowe
Rok 2018 – 2 sprawozdania finansowe
Rok 2019 – 1 sprawozdanie finansowe
Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia/zwiększenia łącznej ilości sprawozdań finansowych podlegających badaniu.
Dane dotyczące podmiotu:
Stan zatrudnienia na 01.04.2016 r. – 10 etatów
Szacowana wartość projektu: do 2 mln zł w roku kalendarzowym
Opinie oraz raporty z badania sprawozdania finansowego za poszczególne okresy zostaną złożone przez biegłego rewidenta do dwóch tygodni od chwili przekazania sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi do badania.
Brak sztywnego harmonogramu przekazywania sprawozdań wynika z faktu, że termin przygotowania sprawozdań zależny jest od osiągnięcia wymaganego umową poziomu wydatkowania kolejnych transz dotacji.
Biegły rewident będzie obecny, w razie konieczności, na posiedzeniach Walnego Zebrania Członków/Zarządu Stowarzyszenia. O terminie posiedzenia zostanie powiadomiony z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Koszty uczestnictwa w posiedzeniu Zarządu ponosi biegły rewident.
Biegły rewident, w przypadku takiej konieczności, będzie ściśle współpracował z audytorem/kontrolą, w tym w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla audytora/kontroli oraz ewentualnego udostępnienia dokumentacji z przeprowadzonego badania.
Biegły rewident będzie obecny podczas całego badania sprawozdań finansowych w siedzibie Biura Zarządu Stowarzyszenia
Badanie pojedynczego sprawozdania finansowego w siedzibie Biura Zarządu Stowarzyszenia będzie trwało maksymalnie 5 dni roboczych i przeprowadzane będzie w godzinach pracy Biura Zarządu Stowarzyszenia Metropolia Krakowska, tj. w godz. 8.00-16.00.
Płatność za przeprowadzenie poszczególnych badań sprawozdań finansowych nastąpi po przyjęciu przez Ministerstwo Rozwoju danej opinii i raportu z badania.
III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od maja 2016 r. do marca 2019 r.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
Dysponują osobami zdolnymi do wykonywania zamówienia biegli rewidenci wpisani na listę podmiotów uprawnionych do wykonywania badań sprawozdań finansowych,
Posiadają niezbędną wiedzę i doświadczenie do wykonania zamówienia. W celu potwierdzenia spełnienia warunku Wykonawca powinien wykazać, że w okresie ostatnich pięciu lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował, a w przypadku świadczeń okresowych lub ciągłych, że realizuje co najmniej dwie usługi polegające na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badaniu sprawozdań z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych.
V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta biegłego rewidenta powinna zawierać w szczególności:
Informację o biegłym rewidencie, w tym o formie prowadzenia działalności, wpisie do rejestru biegłych rewidentów z podaniem numeru i daty wpisu, wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badań sprawozdań finansowych z podaniem numeru i daty wpisu, o liczbie zatrudnionych biegłych rewidentów.
Oświadczenie oferenta o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z zamawiającym (zał. 2)
Cenę brutto za wykonanie pojedynczego badania sprawozdania finansowego wraz z protokołem z badania, obejmującą sporządzenie opinii o badanym sprawozdaniu oraz raport z badania tego sprawozdania – ofertę należy złożyć na wzorze, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania.
Oświadczenie o przyjęciu zobowiązania do uczestnictwa (w razie ewentualnej konieczności) w Walnym Zebraniu Członków i posiedzeniach Zarządu na warunkach określonych w zapytaniu (zał. 6).
Określenie składu zespołu przeprowadzającego badanie, z wyszczególnieniem osób posiadających uprawnienia biegłego rewidenta.
Wskazanie metod przeprowadzenia pojedynczego badania sprawozdania finansowego.
Wykaz badań sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badań sprawozdań z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych w okresie ostatnich pięciu lat, przed upływem terminu do składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie* (sporządzony według załącznika nr 3).
Oświadczenie o wyrażeniu zgody na współpracę z audytorem/kontrolą, w tym w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla audytora/kontroli oraz udostępniania dokumentacji z przeprowadzonego badania (zał.7)
*jeżeli badanie sprawozdania finansowego wykonywane było w ramach audytu finansowego/projektu należy zamieścić taką informację
VI. KRYTERIUM WYBORU
Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami, przy założeniu:
80% – cena, obliczana w ten sposób, że maksymalną punktację 0,800 otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną wg wzoru:
NC/C x 80%
Gdzie: NC – najniższa zaoferowana cena
C – cena oferty punktowanej.
20% – doświadczenie zawodowe:
po 1 pkt za każdy podmiot obsłużony w zakresie badań i w terminach, o których mowa w ust. V pkt.7, przy czym za kolejne badania dla tego samego podmiotu będą przyznawane dodatkowe punkty, wg zasady:
1 pkt – za pierwsze badanie, o którym mowa w ust. V pkt.7 danego podmiotu
dodatkowy 1pkt – za 2-5 badań, o których mowa w ust. V pkt.7 tego samego podmiotu
dodatkowy 1pkt – za 6-10 badań, o których mowa w ust. V pkt.7 tego samego podmiotu
dodatkowy 1pkt – za więcej niż 10 badań, o których mowa w ust. V pkt.7 tego samego podmiotu
Maksymalnie można uzyskać 20 pkt.
Na ocenę końcową oferty danego Wykonawcy składa się suma punktów z obu kryteriów.
Wynik podawany jest w zaokrągleniu do 3 miejsc po przecinku.
Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca wszystkie wymagane informacje, złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz otrzyma najwyższą łączną liczbę punktów.
Jeżeli nie będzie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert otrzyma jednakową ilość punktów, Zamawiający spośród złożonych ofert wybierze ofertę z najniższą ceną. A w przypadku, gdy wykonawcy złożyli oferty w takiej samej cenie, Zamawiający wezwie do złożenia ofert dodatkowych. Oferta dodatkowa nie może zawierać ceny wyższej, niż wskazana w ofercie pierwotnej.
VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.plw nieprzekraczalnym terminie do dnia 7.05.2016 r. do godz. 12.00.
Zgłoszenia nie spełniające powyższych wymagań lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
VIII. PRZESŁANKI DO ODRZUCENIA OFERTY:
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
zostanie złożona po terminie składania ofert,
nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.
IX. OCENA OFERT
Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 9.05.2016 r.
Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony w dniu 10.05.2016 r. na stronach internetowych Stowarzyszenia pod adresami:
Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.
X. INFORMACJE DODATKOWE
Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
Biuro Stowarzyszenia Metropolia Krakowska zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, przedłużenia terminu składania ofert.
Wykluczeniu z postępowania podlegają wykonawcy, w stosunku do których stwierdzono konflikt interesów.
Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest p. Beata Zięba. Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: beata.zieba@archiwum.metropoliakrakowska.pl
Załączniki:
Formularz ofertowy
Oświadczenie oferenta o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z zamawiającym
Wykaz badań sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badań sprawozdań z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych w okresie ostatnich pięciu lat, przed upływem terminu do składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie*
Wzór protokołu z badania sprawozdania okresowego/rocznego (obowiązujący w dniu zamieszczenia zapytania ofertowego)
Wzór sprawozdania finansowego z realizacji zadania (obowiązujący w dniu zamieszczenia zapytania ofertowego)
Wzór oświadczenia o gotowości ew. uczestnictwa w posiedzeniach Zarządu oraz Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia Metropolia Krakowska.
Wzór oświadczenia o współpracy z audytorem kontrolą
Postępowanie współfinansowane przez Unię Europejską
ze środków Europejskiego Funduszu Spójności w ramach Programu Pomoc Techniczna 2014-2020.
