Menu
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska > Ogłoszenia > Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy usługi polegającej na obsłudze konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.

Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy usługi polegającej na obsłudze konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.

07.06.2016

Zapytanie ofertowe

Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy usługi polegającej na obsłudze konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.

 

I. ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska
ul. Reymonta 20, 30-059 Kraków
NIP 6762477784
KRS 0000514292

 

II.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest obsługa konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:
  1. Zaprojektowania i wykonania na stronie archiwum.metropoliakrakowska.pl podstrony dotyczącej konferencji z możliwością rejestracji uczestników;
  2. Zapewnienia:
– sali konferencyjnej dla 400 osób. Miejsce konferencji nie może znajdować się w odległości większej niż 2,5 km w linii prostej od Dworca Głównego PKP. Sala konferencyjna powinna posiadać układ krzeseł teatralny oraz pełną infrastrukturę audiowizualną,
– odrębnego od sali konferencyjnej pomieszczenia dla 400 osób, gdzie zostanie podany catering. Pomieszczenie musi znajdować się w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie konferencja.
  1. Zapewnienia cateringu (przerwa kawowa oraz lunch) dla 400 osób. Przy czym przerwa kawowa oznacza minimum: kawa- bez ograniczeń, 3 rodzaje herbat w prezenterze – bez ograniczeń, woda mineralna gazowana i nie gazowana – 0,5 l/osobę , ciastka 75 g/osobę, mleko, cukier, cytryna. Natomiast lunch oznacza minimum: 2 zupy – do wyboru, 2 dania główne – do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, deser, napój.
  2. Zorganizowania uroczystej 3 daniowej kolacji z napojami (po 2 lampki wina na osobę, kawa, herbata, soki, woda – bez ograniczeń) dla 100 osób w restauracji w godz. 19.00 – 23.00. Restauracja musi znajdować się w odległości nie większej niż 1,5 km. od sali konferencyjnej. Restauracja musi dysponować jedną, niepodzieloną na mniejsze salą, która zmieści 100 osób w układzie prostokątnym lub 2 równoległych stołów. Sala restauracyjna ma być wyizolowana czyli nieprzechodnia dla innych gości restauracji.
  3. Opracowania graficznego i wydruku zaproszeń 400 szt. Zaproszenia rozmiaru 2 DL składane, papier 250g/m2
  4. Dostarczenia zaproszeń pod wskazane adresy – 14 punktów w powiecie krakowskim i wielickim.
  5. Opracowania graficznego i wydruku materiałów konferencyjnych
–  broszura format A-4, 10 kartek złączonych szyną skoroszytową, papier gramatura  120 g/m2,  400 szt.
–  reklamówki papierowe, 400 szt.
  1. Zapewnienia doświadczonego dziennikarza, który będzie moderatorem konferencji
    w dniu 8.09.2016 r. w godz. 10-17. Wybór moderatora musi zaakceptować przedstawiciel Stowarzyszenia.
  2. Opracowania treści materiałów dla dziennikarzy: informacji prasowej zapowiadającej konferencję, która ukaże się na 2-3 dni przed wydarzeniem w min. 2 lokalnych wydaniach dzienników ogólnopolskich oraz informacji prasowej podsumowującej konferencję, która ukaże się do 5 dni po wydarzeniu w min. 2 lokalnych wydaniach dzienników ogólnopolskich. Zamówienie nie obejmuje publikacji.
  3. Zapewnienie obsługi do szatni (2 x po 1 godz.) oraz do rejestracji (1 x 1.5 godz.) – razem 8-10 osób.
  4. Ubezpieczenia OC konferencji.
  5. Opracowania 15 minutowej prezentacji multimedialnej.
Każda z ww. pozycji 1-13 zamówienia, musi zostać uzgodniona z przedstawicielem Stowarzyszenia. Uzgodnienia dotyczą zakresu, jakości i terminów. Projekty zaś muszą uzyskać ostateczną pisemną akceptację uprawnionego przedstawiciela SMK.

 

III. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Osoby realizujące zamówienie zobowiązane są do rzetelnej i terminowej jego realizacji.

 

IV. WYMOGI KWALIFIKACYJNE NIEZBĘDNE DO REALIZACJI USŁUGI
O udzielenie zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
  • znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
  • w ciągu ostatnich dwóch lat zorganizowali przynajmniej 5 eventów dla
    250 osób dorosłych,
Przesłanie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że oferent spełnia powyższe kryterium.

 

V. KRYTERIUM WYBORU
Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie następujących kryteriów oceny:
  1. cena (80%)
  2. doświadczenie (10%)
  3. menu (10%)

 

VI.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do 12.09.2016 r.

 

VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta powinna zawierać:
  • dane identyfikacyjne wykonawcy: nazwę, adres, nr REGON, nr NIP, nr telefonu,
    e-mail,
  • dokument poświadczający doświadczenie (referencje, kopie faktur lub umów),
  • cenę brutto oferty,
  • termin ważności oferty.

 

 VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Prosimy o złożenie oferty do dnia 13 czerwca 2016 roku drogą elektroniczną na email: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.pl

 

IX. OCENA OFERT
  1. Rozstrzygnięcie zapytania nastąpi w dniu 14.06.2016 r. do godziny 15:00. O wyniku postępowania strony zostaną powiadomione mailowo.
  2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
  3. Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.

 

X. INFORMACJE DODATKOWE
  1. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
  2. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest p. Elżbieta Chmiest. Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: Elzbieta.Chmiest@archiwum.metropoliakrakowska.pl

Pomoc techniczna

Zamówienie współfinansowane ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna.