Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy usługi polegającej na obsłudze konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.
07.06.2016
Zapytanie ofertowe
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy usługi polegającej na obsłudze konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.
I. ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska
ul. Reymonta 20, 30-059 Kraków
NIP 6762477784
KRS 0000514292
II.OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest obsługa konferencji organizowanej przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska w dniu 08.09.2016 w Krakowie na 400 osób.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany jest do:
-
Zaprojektowania i wykonania na stronie archiwum.metropoliakrakowska.pl podstrony dotyczącej konferencji z możliwością rejestracji uczestników;
-
Zapewnienia:
– sali konferencyjnej dla 400 osób. Miejsce konferencji nie może znajdować się w odległości większej niż 2,5 km w linii prostej od Dworca Głównego PKP. Sala konferencyjna powinna posiadać układ krzeseł teatralny oraz pełną infrastrukturę audiowizualną,
– odrębnego od sali konferencyjnej pomieszczenia dla 400 osób, gdzie zostanie podany catering. Pomieszczenie musi znajdować się w tym samym budynku, w którym odbywać się będzie konferencja.
-
Zapewnienia cateringu (przerwa kawowa oraz lunch) dla 400 osób. Przy czym przerwa kawowa oznacza minimum: kawa- bez ograniczeń, 3 rodzaje herbat w prezenterze – bez ograniczeń, woda mineralna gazowana i nie gazowana – 0,5 l/osobę , ciastka 75 g/osobę, mleko, cukier, cytryna. Natomiast lunch oznacza minimum: 2 zupy – do wyboru, 2 dania główne – do wyboru, w tym jedno wegetariańskie, deser, napój.
-
Zorganizowania uroczystej 3 daniowej kolacji z napojami (po 2 lampki wina na osobę, kawa, herbata, soki, woda – bez ograniczeń) dla 100 osób w restauracji w godz. 19.00 – 23.00. Restauracja musi znajdować się w odległości nie większej niż 1,5 km. od sali konferencyjnej. Restauracja musi dysponować jedną, niepodzieloną na mniejsze salą, która zmieści 100 osób w układzie prostokątnym lub 2 równoległych stołów. Sala restauracyjna ma być wyizolowana czyli nieprzechodnia dla innych gości restauracji.
-
Opracowania graficznego i wydruku zaproszeń 400 szt. Zaproszenia rozmiaru 2 DL składane, papier 250g/m2
-
Dostarczenia zaproszeń pod wskazane adresy – 14 punktów w powiecie krakowskim i wielickim.
-
Opracowania graficznego i wydruku materiałów konferencyjnych
– broszura format A-4, 10 kartek złączonych szyną skoroszytową, papier gramatura 120 g/m2, 400 szt.
– reklamówki papierowe, 400 szt.
-
Zapewnienia doświadczonego dziennikarza, który będzie moderatorem konferencji
w dniu 8.09.2016 r. w godz. 10-17. Wybór moderatora musi zaakceptować przedstawiciel Stowarzyszenia.
-
Opracowania treści materiałów dla dziennikarzy: informacji prasowej zapowiadającej konferencję, która ukaże się na 2-3 dni przed wydarzeniem w min. 2 lokalnych wydaniach dzienników ogólnopolskich oraz informacji prasowej podsumowującej konferencję, która ukaże się do 5 dni po wydarzeniu w min. 2 lokalnych wydaniach dzienników ogólnopolskich. Zamówienie nie obejmuje publikacji.
-
Zapewnienie obsługi do szatni (2 x po 1 godz.) oraz do rejestracji (1 x 1.5 godz.) – razem 8-10 osób.
-
Ubezpieczenia OC konferencji.
-
Opracowania 15 minutowej prezentacji multimedialnej.
Każda z ww. pozycji 1-13 zamówienia, musi zostać uzgodniona z przedstawicielem Stowarzyszenia. Uzgodnienia dotyczą zakresu, jakości i terminów. Projekty zaś muszą uzyskać ostateczną pisemną akceptację uprawnionego przedstawiciela SMK.
III. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Osoby realizujące zamówienie zobowiązane są do rzetelnej i terminowej jego realizacji.
IV. WYMOGI KWALIFIKACYJNE NIEZBĘDNE DO REALIZACJI USŁUGI
O udzielenie zamówienie mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:
-
znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia,
-
w ciągu ostatnich dwóch lat zorganizowali przynajmniej 5 eventów dla
250 osób dorosłych,
Przesłanie oferty w odpowiedzi na niniejsze zapytanie ofertowe jest jednoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że oferent spełnia powyższe kryterium.
V. KRYTERIUM WYBORU
Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie następujących kryteriów oceny:
-
cena (80%)
-
doświadczenie (10%)
-
menu (10%)
VI.TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do 12.09.2016 r.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta powinna zawierać:
-
dane identyfikacyjne wykonawcy: nazwę, adres, nr REGON, nr NIP, nr telefonu,
e-mail,
-
dokument poświadczający doświadczenie (referencje, kopie faktur lub umów),
-
cenę brutto oferty,
-
termin ważności oferty.
VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Prosimy o złożenie oferty do dnia 13 czerwca 2016 roku drogą elektroniczną na email: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.pl
IX. OCENA OFERT
-
Rozstrzygnięcie zapytania nastąpi w dniu 14.06.2016 r. do godziny 15:00. O wyniku postępowania strony zostaną powiadomione mailowo.
-
Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
-
Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.
X. INFORMACJE DODATKOWE
-
Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
-
Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest p. Elżbieta Chmiest. Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: Elzbieta.Chmiest@archiwum.metropoliakrakowska.pl
Zamówienie współfinansowane ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna.