05.12.2016
SMK.40.1/26/2016
Zapytanie ofertowe
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy obsługi cateringowej spotkań i szkoleń organizowanych przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska przez okres od 01.01.2017r. do 31.12.2017r.
I. ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska
ul. Reymonta 20, 30-059 Kraków
NIP 6762477784
KRS 0000514292
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest obsługa cateringowa spotkań i szkoleń organizowanych przez Stowarzyszenie Metropolia Krakowska przez okres jednego roku.
Usługi cateringowe świadczone będą w miejscu, w którym odbywają się spotkania i szkolenia
tj. w siedzibie Zamawiającego, ul. Reymonta 20, 30-059 Kraków lub w innym miejscu wskazanym przez Zamawiającego. Usługi świadczone będą przede wszystkim w dni robocze, ale możliwe jest również,
że w weekendy. Zakłada się, że średnia liczba osób na spotkaniu będzie wynosić 25, a spotkania będą się odbywały zwykle 2-3 razy w miesiącu pomiędzy godzinami 8.00-16.00 i trwały będą średnio
2-4 godzin. O terminie i zakresie usługi Zamawiający powiadomi Wykonawcę nie później niż 3 dni przed wydarzeniem. Sale do świadczenia cateringu zapewnia Zamawiający.
W ramach przedmiotu zamówienia Wykonawca zobligowany będzie do:
1) używania wyłącznie produktów spełniających normy jakościowe produktów spożywczych, zgodnie z obowiązującymi przepisami prawnymi w tym zakresie.
2) przechowywania i przygotowywania artykułów spożywczych zgodnie z ustawą z dnia 25 sierpnia 2006 r. o bezpieczeństwie żywności i żywienia (Dz. U. 2010 nr 136 poz. 914 ze zm.),
3) dbania o to, by wszystkie posiłki były bezwzględnie świeże oraz charakteryzowały się wysoką jakością w odniesieniu do użytych składników,
4) kontroli aktualnych badań sanitarno-epidemiologicznych pracowników mających kontakt
z przygotowaniem, wydawaniem i transportem posiłków,
5) zapewnienia transportu cateringu oraz podanie go zgodnie z wymaganiami sanitarnymi dotyczącymi żywności.
Wymagania dotyczące organizacji cateringu:
1. Ustalania z Zamawiającym menu na poszczególne spotkania, w szczególności składników, kompozycji, rodzajów ciastek lub owoców w terminie min. 2 dni przed planowanym spotkaniem;
2. Przygotowania stołów (obrusy, dekoracja, ekspozycja menu), posprzątania po kolejnych przerwach (w przypadku wydarzeń całodziennych, po więcej niż jednej przerwie) oraz po zakończeniu całego wydarzenia (w zakresie dotyczącym cateringu);
3. Zapewnienia obsługi kelnerskiej, rozumianej jako działanie osoby lub osób, odpowiedzialnych za rozmieszczenie potraw oraz sprzątanie w trakcie i po zakończeniu spotkania.
4. Zapewnienia własnych naczyń (termosów/podgrzewaczy, filiżanek, spodeczków, szklanek, łyżeczek, cukiernic, talerzy itp.), w uzależnieniu od menu. Zamawiający nie dopuszcza możliwości użycia naczyń plastikowych ani jednorazowych;
5. Zapewnienia odpowiednich urządzeń grzewczych w tym przedłużaczy, kabli niezbędnych do ich podłączenia i do wykonania usługi;
6. Dowozu cateringu na miejsce realizacji wskazane przez Zamawiającego o takim czasie, aby usługa była przygotowana co najmniej 20 min. przed rozpoczęciem spotkania oraz 5 min. przez rozpoczęciem przerwy.
7. W ramach serwisu kawowego Wykonawca zapewnia ciągły serwis (zgodnie z ustalonym harmonogramem) obejmujący: kawę, herbatę, cytrynę, cukier, mleko, wodę gazowaną i niegazowaną, ciastka lub ciasta, zamiennie z owocami.
8. Przyrządzania posiłków w dniu świadczenia usług cateringowych;
9. Przygotowywania potraw z surowców wysokiej jakości, świeżych, naturalnych, mało przetworzonych, z ograniczoną ilością substancji konserwujących, zagęszczających, barwiących lub sztucznie aromatyzowanych. W przypadku produktów przetworzonych, takich jak kawa, herbata, ciasteczka kruche, soki, woda, cukier, mleko, itp. Oferent zobowiązuje się że będą one posiadać datę przydatności do spożycia wygasającą nie wcześniej niż na 1 miesiąc przed dniem wykonania usług;
10. Uwzględniania w ramach usługi menu specjalnego np. bezglutenowego/wegetariańskiego w sytuacji udziału w spotkaniu osób o szczególnych potrzebach; Zamawiający poinformuje Wykonawcę o takiej sytuacji w terminie min. 2 dni przed planowanym spotkaniem;
11. Uprzątnięcia naczyń i sprzętu oraz wywiezienia śmieci pozostałych po posiłkach 30 minut po zakończeniu spotkania.
Zamawiający zastrzega sobie prawo kontroli jakości produktów i posiłków przez wytypowanych pracowników Zamawiającego. W razie stwierdzenia wad w realizacji usługi, Zamawiający niezwłocznie poinformuje o ich zaistnieniu Wykonawcę. Wykonawca jest zobowiązany do usunięcia wad niezwłocznie nie później niż w ciągu 1 godziny po otrzymaniu zgłoszenia.
III. WYMOGI KWALIFIKACYJNE NIEZBĘDNE DO REALIZACJI USŁUGI
O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Oferenci, którzy:
1. znajdują się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia oraz posiadający odpowiednie zaplecze techniczne do wykonania zamówienia.
Potwierdzeniem spełnienia kryterium jest oświadczenie oferenta.
2. w ciągu ostatniego roku zapewniali obsługę cateringową minimum 5 razy każdorazowo dla min. 50 osób.
Potwierdzeniem spełnienia kryterium są referencje/umowa lub inny dokument równoważny.
IV. KRYTERIUM WYBORU
Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie następujących kryteriów oceny:
1. Główne kryterium oceny: cena brutto (90%)
Ocena oferty zostanie obliczona z wykorzystaniem następującego wzoru:
C = (Cmin/Coferty) x 100 x 90%,
Gdzie:
C – liczba punktów przyznana danej ofercie,
Cmin – najniższa cena brutto spośród ważnych ofert,
Coferty – cena brutto wskazana w danej ofercie.
Cenę za przedmiot zamówienia Oferent przedstawia w „formularzu ofertowym” stanowiącym załącznik do niniejszego zapytania. Cena oferty musi być podana w PLN cyfrowo i musi zawierać podatek VAT i uwzględniać wszystkie koszty związane z realizacją usługi cateringu. Oferent może zaproponować tylko jedną cenę całkowitą i nie może jej zmienić po złożeniu oferty. Zamawiający wskazuje, że ceną oferty jest cena brutto za zorganizowanie cateringu dla 25 uczestników podczas jednego 4-godzinnego spotkania (2 przerwy: 1 kawowa 15 min, 1 przekąskowa 15 min) plus obiad dla 2-ch osób, skalkulowana wg danych podanych w załączniku nr 1 do formularza ofertowego, zawierająca ewentualny podatek VAT. Ewentualne zmiany stawki podatku VAT muszą być skalkulowane przez Oferenta w cenie brutto.
2. Dodatkowe punkty mogą zostać przyznane za spełnienie wymogów klauzuli społecznej – 10%. Spełnienie warunków klauzuli społecznej nie jest wymogiem koniecznym do udziału w postępowaniu.
Punkty za ww. kryterium będą obliczane wg następującego wzoru:
Liczba punktów = Liczba wykazanych osób w badanej ofercie/Najwyższa liczba osób wykazanych ze wszystkich ofert x 100 x 10%.
Punkty za kryterium „Klauzule społeczne”, zostaną przyznane na podstawie oświadczenia według wzoru określonego w załączniku nr 3 do formularza ofertowego, zawierającego informacje czy i w jaki sposób przy realizacji zamówienia będą stosowane klauzule społeczne, tzn. ile osób znajdujących się w szczególnej sytuacji na rynku pracy (tj. m.in. osoby z niepełnosprawnościami, osoby w wieku 50 lat i więcej, osoby o niskich kwalifikacjach, tj. z wykształceniem ponadgimnazjalnym i niższym, osoby długotrwale bezrobotne, matki samotnie wychowujące dzieci, osoby sprawujące opiekę lub powracające na rynek pracy po okresie sprawowania opieki) zostanie zaangażowanych przy realizacji zamówienia min. na cały czas jego trwania i czym się będą zajmowały przy realizacji zamówienia.
Punkty będą liczone z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku.
Liczby punktów otrzymane za kryterium cena oraz klauzule społeczne, po zsumowaniu stanowić będą końcową ocenę oferty.
Łącznie w ramach wszystkich ww. kryteriów oferta może uzyskać maksymalnie 100 punktów.
Jeżeli nie można wybrać oferty najkorzystniejszej z uwagi na to, że dwie lub więcej ofert przedstawia taki sam bilans kryteriów oceny ofert, Zamawiający spośród tych ofert wybiera ofertę z najniższą ceną.
V. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od 01.01.2017 r. do 31.12.2017 r.
VI. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta powinna zawierać:
1. Wypełniony w pełnym zakresie formularz ofertowy.
2. Wypełnione wszystkie załączniki (1-3) do formularza ofertowego.
VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Oferta winna być wydrukowana na druku załączonego formularza ofertowego wraz z załącznikami, podpisana, opieczętowana, zeskanowana (format .jpg albo .pdf) i następnie złożona drogą elektroniczną na email: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.pl do dnia 12 grudnia 2016 roku.
VIII. OCENA OFERT
1. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia 19.12.2016 r. do godziny 15:30 na stronach internetowych Stowarzyszenia pod adresami:
https://archiwum.metropoliakrakowska.pl/kat/zamowienia-publiczne
http://bip.malopolska.pl/metropoliakrakowska/Article/id,272887.html
2. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
3. Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.
IX. INFORMACJE DODATKOWE
1. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
2. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest p. Beata Zięba. Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: beata.zieba@archiwum.metropoliakrakowska.pl
formularz-ofertowy-do-ofert-smk-40-1_26_2016
Zamówienie współfinansowane ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna.
