ZAPYTANIE OFERTOWE DOTYCZĄCE WYBORU WYKONAWCY OPRACOWANIA pn. : Procedura Zarządzania Energią dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska

10.10.2016

Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy opracowania pn.: Procedura Zarządzania Energią dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska

I. ZAMAWIAJĄCY

Stowarzyszenie Metropolia Krakowska

Reymonta 20, 30-059 Kraków

NIP 6762477784

KRS 0000514292

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA

Przedmiotem zapytania jest wykonanie opracowania pn.: Procedura Zarządzania Energią (PZE) dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska (SMK).

Termin realizacji: do dnia  28.12.2016 r.

Celem opracowania jest stworzenie schematu i procedur zarządzania zużyciem energii i jej kosztami w gminach Stowarzyszenia Metropolia Krakowska . W ramach zlecenia Wykonawca zobligowany jest do:

Zrealizowania koncepcji przedstawionej jako załącznik do oferty do powyższego zapytania ofertowego. Koncepcja powinna zawierać schemat i plan działań zaproponowanej przez Wykonawcę Procedury Zarządzania Energią (PZE) dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska.

PZE powinna charakteryzować się:

• zidentyfikowaniem jak największej ilości rodzajów problemów i słabych stron powodujących marnotrawienie energii w gminie, bądź jej nadmierne zużycie, bądź jej podwyższone koszty zakupu;

PRZYKŁAD:

marnotrawstwo energii: oświetlanie pomieszczeń budynków publicznych w czasie ich niewykorzystania, brak zwracania uwagi na klasę efektywności energetycznej przy zakupie sprzętu lub budowie budynku;

nadmierne zużycie energii: korzystanie z energochłonnych komputerów stacjonarnych do celów, do których mogą służyć laptopy;

podwyższone koszty zakupu: indywidualny zakup energii zamiast grupowego;

słabe strony gminy: brak odpowiednio wykształconych kadr, brak szkoleń personelu pracującego w gminach, niska świadomość mieszkańców, brak uwrażliwienia mieszkańców na tematy związane z ekologią i ochroną środowiska, przykład stanowi jedynie próbkę możliwych propozycji i nie wyczerpuje tematu;

• stworzeniem planu działań pozwalających na rozwiązanie problemów zidentyfikowanych w poprzednim podpunkcie oraz zaproponowaniem odpowiednich stałych procesów zarządczych, mających na celu odgórne, systemowe zapobieganie ww. problemom w przyszłości. Dane należy dodatkowo przedstawić na schemacie zbiorczym pokazującym obszary podejmowanych działań oraz konkretne działania i zaproponowane procedury (z uwzględnieniem normy ISO:50001);

PRZYKŁAD:

obszar działań: gminne procedury wewnętrzne;

plan działań: ujednolicenie podejścia do przetargów publicznych w kontekście jak najlepszej efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia,

procedura zarządcza: gmina wprowadza obowiązek stosowania zapisów w ogłoszeniu, wymagających jak najwyższych, racjonalnie i ekonomicznie uzasadnionych klas efektywności energetycznych towarów lub usług, przykład stanowi jedynie próbkę możliwych propozycji i nie wyczerpuje tematu;

• na podstawie powyżej sformułowanych problemów i zaproponowanych działań, należy przedstawić sugestie dotyczące struktury i podziału zadań związanych z zarzadzaniem energią w gminach w podziale na trzy ich grupy: mniejsze, średnie oraz duże, sugestie należy oprzeć na wcześniejszej analizie gmin SMK;

WYJAŚNIENIE: należy dokonać przeglądu aktualnego sposobu zarządzania energią w gminach SMK oraz dopasować gminy do 3 typów: małych, średnich i dużych. Po zaklasyfikowaniu gmin, należy dla każdej grupy stworzyć zalecenia i proponowane zmiany w strukturze, zatrudnieniu lub proponowanym podziale zadań;

• stworzeniem uproszczonej karty oceny efektywności energetycznej i środowiskowej typowych budynków użyteczności publicznej (szkoła, przychodnia zdrowia, dom kultury);

WYJAŚNIENIE: karta po wprowadzeniu do niej danych określonego budynku, pozwala określić, czy dany budynek wymaga pilnie potrzeby podjęcia dalszych działań związanych z modernizacją energetyczną lub ze zmniejszeniem jego negatywnego wpływu na środowisko;

• przedstawieniem dobrych praktyk obniżających zużycie energetyczne na wybranych przykładach budynków istniejących i modernizowanych (szkoła, przychodnia zdrowia, dom kultury); dobre praktyki to zastosowane działania charakteryzujące się optymalnym stosunkiem nakładów do zysków oraz wysokim poziomem efektów ekologicznych;

WYJAŚNIENIE: podanie konkretnych obiektów gminnych, które zostały zmodernizowane energetycznie i stanowią dobry przykład przeprowadzonej modernizacji energetycznej pod względem ekonomicznym i  ekologicznym;

• stworzeniem wytycznych do tworzonych w gminach PFU lub projektów budowlanych pozwalających na otrzymanie energooszczędnych budynków powstałych w wyniku wymienionych dokumentów;

WYJAŚNIENIE: wspomniane wytyczne powinny wskazywać istotne czynniki, tak aby zlecając wykonanie PFU lub projektu budowlanego dla budynku użyteczności publicznej można było dzięki tej dokumentacji otrzymać budynki o niskim jednostkowym zapotrzebowaniu na energię;

• w celu jak największego dopasowania do potrzeb Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia  jednego spotkania warsztatowego dla gmin członkowskich SMK, przedstawiającego przygotowany zarys koncepcji i w przypadku ewentualnych racjonalnych uwag – dokonania modyfikacji koncepcji oraz przeprowadzenia jednego spotkania warsztatowego dla gmin instruującego jak należy wdrożyć opracowaną koncepcję. Modyfikacje nie powinny wpływać na przybliżony nakład pracy Wykonawcy (zwiększyć lub zmniejszyć go w sposób znaczący).

III. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:

Osoby realizujące zamówienie zobowiązane są do rzetelnej i terminowej jego realizacji.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W PROCEDURZE:

• O udzielenie zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia

          Podstawą oceny spełnienia warunku jest oświadczenie oferenta.

• W ciągu ostatnich dwóch lat zrealizował przynajmniej 3 opracowania dotyczące zużycia energii

      Podstawą oceny spełnienia warunku są: referencje/kopia umowy/protokół odbioru lub inny dokument   równoważny.

V. KRYTERIUM WYBORU

Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie następujących kryteriów oceny przy założeniu: 100% = 100 pkt.:

• 50% – cena, obliczana w ten sposób, że maksymalną punktację 50 punktów otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną wg wzoru:

NC x 50/C  gdzie:

NC – najniższa zaoferowana cena

C – cena oferty punktowanej.

Wynik podawany jest w zaokrągleniu do 2 miejsc po przecinku.

• 20% – doświadczenie zawodowe (Przygotowanie opracowań dotyczących systemów zarządzania energią w budynkach użyteczności publicznej) będzie stanowić drugie kryterium oceny ofert na wykonanie usługi i będzie liczone następująco:

– 3-5 opracowań – 10 pkt.

– Powyżej pięciu opracowań – 20 pkt.

• 30% – wstępna koncepcja systemu zarządzania zużyciem energii w budynkach będących we władaniu gmin tworzących Stowarzyszenie Metropolia Krakowska – max. 30 pkt, zależnie od poziomu szczegółowości przedłożonej koncepcji oraz zakresu jej zgodności z przedmiotem zamówienia.

Na ocenę końcową oferty danego Wykonawcy składa się suma punktów z trzech kryteriów. Za  najkorzystniejszą  zostanie  uznana  oferta,  zawierająca  wszystkie  wymagane informacje,  złożona  przez  Wykonawcę  spełniającego  wszystkie  warunki  udziału w postępowaniu oraz otrzyma najwyższą łączną liczbę punktów.

VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do 28.12.2016 r.

VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferta powinna zawierać:

• dane identyfikacyjne wykonawcy: nazwę, adres, nr REGON, nr NIP, nr telefonu,
• e-mail,
• cenę brutto oferty,
• termin ważności oferty,
• wykaz realizowanych usług wraz z dokumentacją potwierdzającą ich realizację,
• wstępna koncepcja Procedury Zarządzania Energią (PZE).

VIII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.pl w terminie do dnia  18 października 2016 roku.

Zgłoszenia nie spełniające powyższych wymagań lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

IX. PRZESŁANKI DO ODRZUCENIA OFERTY:

Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

• jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
• zostanie złożona po terminie składania ofert,
• nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

X. ZMIANY W UMOWIE

Istnieje możliwość udzielenia wyłonionemu Wykonawcy zamówień uzupełniających, w wysokości  nieprzekraczającej  10%  wartości  zamówienia  podstawowego  (szacunkowa wartość), o ile te zamówienia są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.

XI. OCENA OFERT

Ocena ofert zostanie dokonana w dniach 19-20.10.2016 r.

Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony w dniu 20.10.2016 r. na stronach internetowych Stowarzyszenia pod adresami:

https://archiwum.metropoliakrakowska.pl/kat/zamowienia-publiczne

http://bip.malopolska.pl/metropoliakrakowska/Article/id,272887.html

Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.

XII. INFORMACJE DODATKOWE

1. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
2. Biuro Stowarzyszenia Metropolia Krakowska zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, przedłużenia terminu składania ofert.
3. Wykluczeniu z postępowania podlegają wykonawcy, w stosunku do których stwierdzono konflikt interesów.
4. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
5. Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest Pan Wojciech Winiarski.

Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: wojciech.winiarski@archiwum.metropoliakrakowska.pl

Zamówienie współfinansowane ze środków Funduszu Spójności w ramach Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna.