20.04.2018
SMK.40.1/11/2018
I. ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska
ul. Reymonta 20, 30-059 Kraków
NIP 6762477784
KRS 0000514292
Tel.: 12 341 85 12
Osoby odpowiedzialne za zapytanie po stronie Zamawiającego:
sprawy formalne, organizacyjne i prawne: Pani Beata Zięba, beata.zieba@archiwum.metropoliakrakowska.pl
sprawy merytoryczne, opis przedmiotu zamówienia: Pani Maria Piątkowska, maria.piatkowska@archiwum.metropoliakrakowska.pl
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA:
Przedmiotem niniejszego zapytania ofertowego jest przeprowadzenie warsztatów ewaluacyjnych z przedstawicielami beneficjentów, realizujących projekty pozakonkursowe zgłoszone do Strategii Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych dla Krakowskiego Obszaru Terytorialnego w ramach Regionalnego Programu Operacyjnego Województwa Małopolskiego na lata 2014-2020 oraz opracowanie raportu, w związku z prowadzonymi przez Zamawiającego działaniami w ramach wsparcia gmin wchodzących w skład Stowarzyszenia Metropolia Krakowska (Związku Zintegrowanych Inwestycji Terytorialnych) w realizacji projektów.
CPV:
79421000-1 Usługi zarządzania projektem inne niż w zakresie robót budowlanych ;
80532000-2 Usługi szkoleniowe w zakresie zarządzania
W ramach zamówienia Wykonawca zobowiązany będzie do:
1. Przeprowadzenia po 1 warsztacie w każdej z 14 gmin ZIT (Biskupice, Czernichów, Igołomia-Wawrzeńczyce, Kocmyrzów-Luborzyca, Liszki, Michałowice, Mogilany, Niepołomice, Skawina, Świątniki Górne, Wieliczka, Wielka Wieś, Zabierzów, Zielonki) oraz 4 warsztatów w wydziałach lub jednostkach Miasta Kraków.
2. Łączna ilość godzin przeznaczonych na prace warsztatowe wynosi nie mniej niż 72 godziny zegarowe przy założeniu, że jeden warsztat nie może trwać krócej niż 2 godz.
3. Zakładane efekty warsztatów:
3.1 wsparcie beneficjentów w zakresie metod skutecznego planowania i analizowania ryzyka w projekcie oraz skutecznej komunikacji w zespołach realizujących projekty ZIT;
3.2 na poziomie SMK – sporządzenie rekomendacji, które pozwolą na dostosowanie systemu wsparcia beneficjentów w 2018 r. do rzeczywistych potrzeb;
3.3 wykorzystanie doświadczenia z zarządzania projektami ZIT w realizacji kolejnych projektów o charakterze metropolitalnym.
4. Przygotowanie warsztatów w każdej z gmin (jednostek) obejmuje:
4.1 Przeprowadzenie analizy projektów pozakonkursowych Strategii ZIT pod kątem analizy ryzyk oraz harmonogramów – na podstawie materiałów dostarczonych przez Zamawiającego. W ramach przygotowania warsztatów możliwe jest prowadzenie konsultacji z opiekunami projektów z ramienia SMK.
4.2 Identyfikacja zasad zarządzania projektami obowiązujących w danej jednostce – na podstawie informacji dostarczanych przez Zamawiającego.
4.3 Przeprowadzenie wywiadów metodą indywidualnego bądź telefonicznego wywiadu pogłębionego z zespołem zaangażowanym w realizację projektów w każdej z gmin ZIT.
4.4 Uzgodnienie z osobą wskazaną przez Zamawiającego godziny i miejsca prowadzenia warsztatu, wymagań technicznych i składu grupy warsztatowej oraz opracowanie szczegółowego programu warsztatu i przesłanie go do gminy oraz Zamawiającego. Rekrutacja uczestników warsztatów prowadzona będzie przez daną gminę w uzgodnieniu z Zamawiającym. Zapewnienie sali na warsztat oraz wody dla uczestników spotkania pozostaje po stronie Zamawiającego.
4.5 Przeprowadzenie 18 warsztatów, zgodnie z poniższymi założeniami:
a) każdy warsztat trwać będzie co najmniej 2 godziny i odbywać się będzie w siedzibach gmin tworzących Stowarzyszenie Metropolia Krakowska oraz w wydziałach lub jednostkach Miasta Kraków
b) Tematyka warsztatów powinna dotyczyć w szczególności:
• zasad/teorii sporządzania analizy ryzyka, harmonogramów realizacji oraz komunikacji w zespole,
• analizy projektów zgłoszonych do ZIT pod kątem ww. elementów,
• dyskusja, wypracowanie rekomendacji, diagnoza dalszych potrzeb doradczych i szkoleniowych.
W uzasadnionych przypadkach, istnieje możliwość modyfikacji zakresu tematycznego warsztatu, po uprzednim uzgodnieniu z Zamawiającym.
5. Opracowanie 18 raportów diagnostycznych z przeprowadzonych warsztatów i wywiadów, obejmujących w szczególności tematykę wskazaną w punkcie 4.5 b), rekomendacje oraz proponowany katalog usług, które mogłyby wesprzeć proces zarządzania projektami w każdej gminie ZIT oraz jednostkach organizacyjnych Gminy Kraków. Raport dostarczany jest w terminie 10 dni roboczych od dnia przeprowadzenia warsztatu w danej gminie lub jednostce organizacyjnej Gminy Kraków.
6. Opracowanie raportu dla Zamawiającego, zawierającego podsumowanie wyników warsztatów przeprowadzonych w gminach i jednostkach Gminy Miejskiej Kraków, z opisem metod sporządzania analiz ryzyka, przygotowywania harmonogramów oraz modelu komunikacyjnego. Raport powinien zawierać rekomendacje, które pozwolą na dostosowanie systemu wsparcia beneficjentów w 2018 r. do ich rzeczywistych potrzeb. Element raportu powinna stanowić refleksja, jak wykorzystać doświadczenia z zakresu zarządzania projektami ZIT w realizacji kolejnych projektów o charakterze metropolitalnym.
Termin wykonania przedmiotu zamówienia:
Przeprowadzenie warsztatów i wywiadów indywidualnych (ust. II pkt. 1-5) – do 30 czerwca 2018r.
Przekazanie raportu zbiorczego (ust. II pkt. 6) – do 31 lipca 2018 r.
III. WARUNEK UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU
Warunkiem udziału w postępowaniu jest łączne spełnienie przez Wykonawcę wymagań:
1. Przeprowadzenie w ostatnich 3 latach minimum 5 konsultacji społecznych dokumentów strategicznych (tj. plany miejscowe, gminne programy rewitalizacji, strategie rozwoju, studia uwarunkowań i kierunków zagospodarowania przestrzennego) i/lub inwestycji jednostek sektora finansów publicznych w formie spotkań lub warsztatów konsultacyjnych wraz z potwierdzeniem, że usługi te zostały wykonane należycie.
2. Przygotowanie w ostatnich 3 latach minimum 5 wniosków aplikacyjnych dla projektów, które otrzymały dofinansowanie powyżej kwoty 1 000 000 zł brutto.
3. Dysponowanie odpowiednim potencjałem technicznym do wykonania przedmiotu zamówienia.
4. Dysponowanie odpowiednim potencjałem kadrowym do wykonania przedmiotu zamówienia.
5. Znajdowanie się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia.
6. Ponadto o udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu z postępowania na podstawie art. 24 ust. 1 ustawy PZP.
7. Złożenie w formie pisemnej opisu metody, którą przeprowadzone będą warsztaty oraz ogólny harmonogram spotkań, uwzględniający czas przeznaczony na każdy element warsztatów wraz z uzasadnieniem wyboru metody i zaproponowanego harmonogramu.
8. W celu potwierdzenia spełnienia powyższych warunków Wykonawca musi złożyć następujące dokumenty:
1) Wykaz konsultacji, o których mowa w ust. III pkt 1: nazwa zamawiającego, termin wykonania usług, rodzaj i zakres świadczonych usług, kwota brutto za wykonaną usługę.
2) Wykaz przygotowanych wniosków aplikacyjnych, o których mowa w ust. III pkt. 2: nazwa zamawiającego, termin wykonania usług, rodzaj i zakres świadczonych usług, nazwa projektu, kwota dofinansowania, kwota brutto za wykonaną usługę.
3) Oświadczenia potwierdzające spełnienie warunków z pkt. 3-6.
W przypadku braku wykazów i oświadczeń, o których mowa w ust. III pkt 8, bądź złożeniu dokumentów nie potwierdzających spełnienia warunków udziału w postępowaniu, oferta wykonawcy nie będzie rozpatrywana.
Wykonawca, na wezwanie Zamawiającego przedłoży w zakresie ust. III pkt. 8 1)-2) rekomendacje lub protokoły odbioru i listę rankingową lub inne równoważne.
IV. KRYTERIA WYBORU
Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie następujących kryteriów oceny:
KRYTERIA OBLIGATORYJNE:
1. CENA
C= (Cn/Co) x 80
C – przyznane punkty w kryterium cena,
Cn – najniższa cena oferowana (brutto) spośród wszystkich ofert podlegających ocenie,
Co – cena oferty ocenianej (brutto).
W kryterium CENA Wykonawca może otrzymać maksymalnie 80 pkt.
Uwaga: Ocenie podlegać będzie cena brutto za całość usługi (cena oferty) zaproponowania przez Oferenta.
2. DOŚWIADCZENIE OSÓB ODDELEGOWANYCH DO REALIZACJI USŁUGI w przygotowaniu wniosków aplikacyjnych dla projektów wybranych do dofinansowania w perspektywie finansowej 2014-2020, na kwotę dofinansowania powyżej kwoty 1 000 000 zł brutto, innych niż wnioski o których mowa w ust. III pkt. 2
Punkty w kryterium Doświadczenie osób oddelegowanych do realizacji usługi przyznawane będą w następujący sposób:
0-2 projektów – 5 pkt
3-4 projektów – 10 pkt
5-6 projektów – 15 pkt
7 i więcej projektów – 20 pkt
W kryterium Doświadczenie osób oddelegowanych do realizacji usługi Wykonawca może otrzymać maksymalnie 20 pkt.
Na potwierdzenie posiadanego doświadczenia osób oddelegowanych do realizacji usługi należy złożyć oświadczenie o liczbie przygotowanych przez każdą z osób oddelegowanych wniosków aplikacyjnych dla projektów wybranych do dofinansowania w perspektywie finansowej 2014-2020, na kwotę dofinansowania powyżej kwoty 1 000 000 zł brutto, innych niż wnioski o których mowa w ust. III pkt.2. Usługi wykonane przez każdą z osób oddelegowanych do realizacji usługi będą sumowane, jednak nie mogą to być te same zadania.
Na wezwanie Zamawiającego Wykonawca przedłoży umowy/protokoły odbioru/rekomendacje.
Ostateczną liczbą punktów danej oferty będzie suma punktów uzyskanych kryteriach CENA oraz DOŚWIADCZENIE OSÓB ODDELEGOWANYCH DO REALIZACJI USŁUGI.
Łączna liczba punktów zaokrąglona będzie do 2-ch miejsc po przecinku.
V. WYTYCZNE DO PRZYGOTOWANIA OFERTY
1. Zamawiający nie przewiduje składania ofert częściowych.
2. Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę i zaproponować jedną tylko cenę całkowitą netto oraz brutto, wyrażoną w PLN, wraz z kwotą podatku VAT w stawce obowiązującej na dzień składania ofert, z dokładnością do dwóch miejsc po przecinku, obejmującą realizację całego przedmiotu zamówienia. Treść oferty musi odpowiadać treści zapytania ofertowego.
Wartość netto oferty stanowi wynagrodzenie ryczałtowe, które obejmuje wykonanie usługi, wszystkie koszty oraz świadczenia, niezbędne do realizacji przedmiotu niniejszego zamówienia wraz ze wszystkimi kosztami towarzyszącymi.
W przypadku zmiany stawki podatku VAT w toku realizacji umowy w sprawie niniejszego zamówienia, kwota wynagrodzenia netto zostanie powiększona o kwotę podatku VAT w stawce obowiązującej na dzień wystawienia faktury. Zmiana stawki podatku VAT nie wymaga zmiany Umowy.
3. Złożenie przez Wykonawcę więcej niż jednej oferty lub oferty zawierającej rozwiązania wariantowe lub alternatywne spowoduje jej odrzucenie.
4. Wykonawca może przed upływem terminu składania ofert zmienić lub wycofać złożoną ofertę.
5. Oferty, które wpłyną po terminie zostaną odrzucone.
6. Wykonawca składa ofertę na własny koszt i ryzyko tzn., ponosi wszelkie konsekwencje oraz koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.
7. Ofertę należy sporządzić w formie elektronicznej, w zgodzie z art. 78 Kodeksu cywilnego, w języku polskim, na Formularzu, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania ofertowego i zawierać:
1) Dane identyfikacyjne Wykonawcy: nazwę (firmy), adres, nr telefonu, e-mail nr REGON, nr NIP (jeśli dotyczy)
2) Cenę całkowitą oferty, zgodnie z opisem w pkt.2.
8. Do oferty należy dołączyć:
1) wykaz osób, które będą oddelegowane do realizacji usługi
2) oświadczenia (wg wzoru – załącznik nr 1 do niniejszego zapytania), o których mowa w ust. III. ust.8,
3) wykazy, o których mowa w ust. III. ust.8,
4) opis metody i ogólny harmonogram spotkań oraz uzasadnienie, o których mowa w ust. III. pkt .7,
5) oświadczenie o liczbie przygotowanych przez każdą z osób oddelegowanych wniosków aplikacyjnych dla projektów wybranych do dofinansowania w perspektywie finansowej 2014-2020, na kwotę dofinansowania powyżej kwoty 1 000 000 zł brutto, o którym mowa w ust. IV. pkt.2
9. Oferta, oświadczenia, wykazy oraz opis metody, ogólny harmonogram spotkań i uzasadnienie muszą być podpisane przez osobę/osoby uprawnione do składania oświadczeń woli w imieniu Wykonawcy, zeskanowane i złożone wraz z innymi dokumentami w sposób opisany w ust. VII.
VI. INFORMACJA DOTYCZĄCA POWIĄZAŃ KAPITAŁOWYCH LUB OSOBOWYCH
W celu uniknięcia konfliktu interesów zamówienia publiczne, udzielone przez Zamawiającego nie mogą być udzielone podmiotom powiązanym z nim osobowo lub kapitałowo. Przez powiązania kapitałowe lub osobowe rozumie się wzajemne powiązania między podmiotem, o którym mowa w ust. 1, a Wykonawcą, polegające na:
• uczestniczeniu w spółce jako wspólnik spółki cywilnej lub spółki osobowej
• posiadaniu udziałów lub co najmniej 10% akcji
• pełnieniu funkcji członka organu nadzorczego lub zarządzającego, prokurenta, pełnomocnika
• pozostawieniu w takim stosunku prawnym lub faktycznym, który może budzić uzasadnione wątpliwości, co do bezstronności w wyborze wykonawcy, w szczególności pozostawanie w związku małżeńskim, w stosunku pokrewieństwa lub powinowactwa w linii prostej, pokrewieństwa lub powinowactwa w linii bocznej do drugiego stopnia w stosunku przysposobienia, opieki lub kurateli
VII. MIEJSCE, FORMA ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT
Zeskanowaną ofertę, scaloną w jeden plik (format .jpg albo .pdf) należy złożyć drogą elektroniczną na adres e-mail: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.pl do dnia 30 kwietnia 2018r. do godziny 10:00.
Termin związania ofertą: 15 maj 2018r.
VIII. OCENA OFERT
Ocena ofert rozpocznie się o godz. 10:30 w dniu 30 kwietnia 2018r.
IX. INFORMACJE DOTYCZĄCE WYBORU NAJKORZYSTNIEJSZEJ OFERTY
1. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia 4 maja 2018r. do godziny 15:30 na stronach internetowych Stowarzyszenia pod adresami:
https://archiwum.metropoliakrakowska.pl/kat/zamowienia-publiczne
http://bip.malopolska.pl/metropoliakrakowska/Article/id,272887.html
2. Z wykonawcą, który uzyska najwyższą liczbę punktów podpisana zostanie umowa.
Jeżeli wykonawca, którego oferta została wybrana uchyla się od zawarcia umowy,
3. Zamawiający może wybrać ofertę najkorzystniejszą spośród pozostałych ofert.
X. INFORMACJE DODATKOWE
1. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
2. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
3. Zamawiający zastrzega sobie prawo do unieważnienia niniejszego postępowania w każdej chwili, bez podania przyczyny.
4. Nie przewiduje się wprowadzenia zmian w umowie o udzielenie zamówienia publicznego, za wyjątkiem zmian nieistotnych, tzn. nie wpływających na kryteria oceny ofert (np. zmiana dotycząca danych adresowych stron umowy)
5. Zamówienie współfinansowane będzie ze środków Unii Europejskiej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna na lata 2014-2020.
XI. ZAŁĄCZNIKI:
1. Załącznik nr 1 do zapytania nr SMK.40.1_11_2018 z dnia 20.04.2018r
2. Załącznik nr 1 do zapytania nr SMK.40.1_11_2018 z dnia 20.04.2018r
Uwagi:
PYTANIA I ODPOWIEDZI UZUPEŁNIAJĄCE:
Pytanie: Czy posiadacie Państwo formularze/wzory formularzy przedstawiające wykaz doświadczeń o których mowa w punkcie III zapytania ofertowego oraz formularz wykazu osób? Czy oferent ma dowolność odnośnie formy przedstawienia wymaganego i punktowanego doświadczenia wraz z wymaganymi przez Zamawiającego informacjami?
Odpowiedź: Zamawiający nie dysponuje wzorami formularzy przedstawiających wykaz doświadczeń czy wykaz osób. Oferent ma dowolność odnośnie formy przedstawienia wymaganego i punktowanego doświadczenia, wraz z wymaganymi przez Zamawiającego informacjami.
