Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy opracowania pn.: Procedura Zarządzania Energią dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska
05.09.2016
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy opracowania pn.: Procedura Zarządzania Energią dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska
I. ZAMAWIAJĄCY
Stowarzyszenie Metropolia Krakowska
Reymonta 20, 30-059 Kraków
NIP 6762477784
KRS 0000514292
II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA
Przedmiotem zapytania jest wykonanie opracowania pn.: Procedura Zarządzania Energią (PZE) dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska (SMK).
Termin realizacji: do dnia 5.12.2016 r.
Celem opracowania jest stworzenie schematu i procedur zarządzania zużyciem energii i jej kosztami w gminach Stowarzyszenia Metropolia Krakowska . W ramach zlecenia Wykonawca zobligowany jest do:
Zrealizowania koncepcji przedstawionej jako załącznik do oferty do powyższego zapytania ofertowego. Koncepcja powinna zawierać schemat i plan działań zaproponowanej przez Wykonawcę Procedury Zarządzania Energią (PZE) dla nieruchomości należących do gmin Stowarzyszenia Metropolia Krakowska.
PZE powinna charakteryzować się:
zidentyfikowaniem jak największej ilości rodzajów problemów i słabych stron powodujących marnotrawienie energii w gminie, bądź jej nadmierne zużycie, bądź jej podwyższone koszty zakupu;
PRZYKŁAD:
marnotrawstwo energii: oświetlanie pomieszczeń budynków publicznych w czasie ich niewykorzystania, brak zwracania uwagi na klasę efektywności energetycznej przy zakupie sprzętu lub budowie budynku;
nadmierne zużycie energii: korzystanie z energochłonnych komputerów stacjonarnych do celów, do których mogą służyć laptopy;
podwyższone koszty zakupu: indywidualny zakup energii zamiast grupowego;
słabe strony gminy: brak odpowiednio wykształconych kadr, brak szkoleń personelu pracującego w gminach, niska świadomość mieszkańców, brak uwrażliwienia mieszkańców na tematy związane z ekologią i ochroną środowiska, przykład stanowi jedynie próbkę możliwych propozycji i nie wyczerpuje tematu;
stworzeniem planu działań pozwalających na rozwiązanie problemów zidentyfikowanych w poprzednim podpunkcie oraz zaproponowaniem odpowiednich stałych procesów zarządczych, mających na celu odgórne, systemowe zapobieganie ww. problemom w przyszłości. Dane należy dodatkowo przedstawić na schemacie zbiorczym pokazującym obszary podejmowanych działań oraz konkretne działania i zaproponowane procedury (z uwzględnieniem normy ISO:50001);
PRZYKŁAD:
obszar działań: gminne procedury wewnętrzne;
plan działań: ujednolicenie podejścia do przetargów publicznych w kontekście jak najlepszej efektywności energetycznej przedmiotu zamówienia,
procedura zarządcza: gmina wprowadza obowiązek stosowania zapisów w ogłoszeniu, wymagających jak najwyższych, racjonalnie i ekonomicznie uzasadnionych klas efektywności energetycznych towarów lub usług, przykład stanowi jedynie próbkę możliwych propozycji i nie wyczerpuje tematu;
na podstawie powyżej sformułowanych problemów i zaproponowanych działań, należy przedstawić sugestie dotyczące struktury i podziału zadań związanych z zarzadzaniem energią w gminach w podziale na trzy ich grupy: mniejsze, średnie oraz duże, sugestie należy oprzeć na wcześniejszej analizie gmin SMK;
WYJAŚNIENIE: należy dokonać przeglądu aktualnego sposobu zarządzania energią w gminach SMK oraz dopasować gminy do 3 typów: małych, średnich i dużych.Po zaklasyfikowaniu gmin, należy dla każdej grupy stworzyć zalecenia i proponowane zmiany w strukturze, zatrudnieniu lub proponowanym podziale zadań;
stworzeniem uproszczonej karty oceny efektywności energetycznej i środowiskowej typowych budynków użyteczności publicznej (szkoła, przychodnia zdrowia, dom kultury);
WYJAŚNIENIE: karta po wprowadzeniu do niej danych określonego budynku, pozwala określić, czy dany budynek wymaga pilnie potrzeby podjęcia dalszych działań związanych z modernizacją energetyczną lub ze zmniejszeniem jego negatywnego wpływu na środowisko;
przedstawieniem dobrych praktyk obniżających zużycie energetyczne na wybranych przykładach budynków istniejących i modernizowanych (szkoła, przychodnia zdrowia, dom kultury); dobre praktyki to zastosowane działania charakteryzujące się optymalnym stosunkiem nakładów do zysków oraz wysokim poziomem efektów ekologicznych;
WYJAŚNIENIE: podanie konkretnych obiektów gminnych, które zostały zmodernizowane energetycznie i stanowią dobry przykład przeprowadzonej modernizacji energetycznej pod względem ekonomicznym i ekologicznym;
stworzeniem wytycznych do tworzonych w gminach PFU lub projektów budowlanych pozwalających na otrzymanie energooszczędnych budynków powstałych w wyniku wymienionych dokumentów;
WYJAŚNIENIE: wspomniane wytyczne powinny wskazywać istotne czynniki, tak aby zlecając wykonanie PFU lub projektu budowlanego dla budynku użyteczności publicznej można było dzięki tej dokumentacji otrzymać budynki o niskim jednostkowym zapotrzebowaniu na energię;
w celu jak największego dopasowania do potrzeb Zamawiającego, Wykonawca jest zobowiązany do przeprowadzenia przynajmniej jednego spotkania warsztatowego dla gmin członkowskich SMK, przedstawiającego przygotowaną koncepcję i w przypadku ewentualnych uwag – dokonania modyfikacji koncepcji. Modyfikacje nie powinny wpływać na przybliżony nakład pracy Wykonawcy (zwiększyć lub zmniejszyć go w sposób znaczący).
III. WARUNKI REALIZACJI ZAMÓWIENIA:
Osoby realizujące zamówienie zobowiązane są do rzetelnej i terminowej jego realizacji.
IV. WARUNKI UDZIAŁU W PROCEDURZE:
O udzielenie zamówienie może ubiegać się Wykonawca, który:
1. Znajduje się w sytuacji ekonomicznej i finansowej zapewniającej wykonanie zamówienia
Podstawą oceny spełnienia warunku jest oświadczenie oferenta.
2. W ciągu ostatnich dwóch lat zrealizował zlecenie polegające na stworzeniu Systemu Zarządzania Energią w oparciu o normę ISO:50001 dla organów samorządowych
Podstawą oceny spełnienia warunku są: referencje/kopia umowy/protokół odbioru lub inny dokument równoważny.
V. KRYTERIUM WYBORU
Zamawiający dokona oceny oferty na podstawie następujących kryteriów oceny przy założeniu: 100% = 100 pkt.:
50% – cena, obliczana w ten sposób, że maksymalną punktację 50 punktów otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną wg wzoru:
NC x 50/C gdzie:
NC – najniższa zaoferowana cena
C – cena oferty punktowanej.
Wynik podawany jest w zaokrągleniu do 2 miejsc po przecinku.
20% – doświadczenie zawodowe (Przygotowanie opracowań dotyczących systemów zarządzania energią w budynkach użyteczności publicznej) będzie stanowić drugie kryterium oceny ofert na wykonanie usługi i będzie liczone następująco:
– 3-5 opracowań – 10 pkt.
– Powyżej pięciu opracowań – 20 pkt.
30% – wstępna koncepcja systemu zarządzania zużyciem energii w budynkach będących we władaniu gmin tworzących Stowarzyszenie Metropolia Krakowska – max. 30 pkt, zależnie od poziomu szczegółowości przedłożonej koncepcji oraz zakresu jej zgodności z przedmiotem zamówienia.
Na ocenę końcową oferty danego Wykonawcy składa się suma punktów z trzech kryteriów. Za najkorzystniejszą zostanie uznana oferta, zawierająca wszystkie wymagane informacje, złożona przez Wykonawcę spełniającego wszystkie warunki udziału w postępowaniu oraz otrzyma najwyższą łączną liczbę punktów.
Zamawiający oświadcza, że na potrzeby ww. opracowania dysponuje kwotą maksymalnie 35 000 zł brutto.
VI. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA
Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od dnia podpisania umowy do 5.12.2016 r.
VII. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY
Oferta powinna zawierać:
dane identyfikacyjne wykonawcy: nazwę, adres, nr REGON, nr NIP, nr telefonu,
e-mail,
cenę brutto oferty,
termin ważności oferty,
wykaz realizowanych usług wraz z dokumentacją potwierdzającą ich realizację,
Oferty należy przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.plw terminie do dnia 15 września 2016 roku.
Zgłoszenia nie spełniające powyższych wymagań lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.
IX. PRZESŁANKI DO ODRZUCENIA OFERTY:
Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:
jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,
zostanie złożona po terminie składania ofert,
nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.
X. ZMIANY W UMOWIE
Istnieje możliwość udzielenia wyłonionemu Wykonawcy zamówień uzupełniających, w wysokości nieprzekraczającej 10% wartości zamówienia podstawowego (szacunkowa wartość), o ile te zamówienia są zgodne z przedmiotem zamówienia podstawowego.
XI. OCENA OFERT
Ocena ofert zostanie dokonana w dniach 16-19.09.2016 r.
Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony do dnia 20.09.2016 r. na stronach internetowych Stowarzyszenia pod adresami:
Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.
XII. INFORMACJE DODATKOWE
Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.
Biuro Stowarzyszenia Metropolia Krakowska zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, przedłużenia terminu składania ofert.
Wykluczeniu z postępowania podlegają wykonawcy, w stosunku do których stwierdzono konflikt interesów.
Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).
Zamawiający dopuszcza możliwość porozumiewania się z Wykonawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej.
Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest Pan Wojciech Winiarski.
