Zapytanie ofertowe dotyczące wyboru wykonawcy (biegłego rewidenta) usługi polegającej na przeprowadzeniu kompleksowego badania sprawozdań finansowych

18.04.2016

ZAPYTANIE OFERTOWE

Stowarzyszenie Metropolia Krakowska poszukuje w ramach zamówienia nie przekraczającego równowartości kwoty 30 000 EURO, realizowanego w oparciu o przepis art. 4 pkt 8 ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (t. j. Dz. U. z 2013 r. poz. 907 z późn. zm.) – wykonawcy usługi polegającej na przeprowadzeniu kompleksowego badania sprawozdań finansowych składanych do Ministerstwa Rozwoju w związku z rozliczeniem dotacji udzielonej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 oraz sporządzenie protokołów z badania sprawozdań okresowych/rocznych wg  udostępnionego przez Ministerstwo Rozwoju wzoru stanowiącego załącznik nr 4 do niniejszego zapytania (obowiązującego w dniu zamieszczenia zapytania ofertowego, wzór może ulec zmianie w wyniku aktualizacji przez Ministerstwo Rozwoju)  .

I. ZAMAWIAJĄCY

Stowarzyszenie Metropolia Krakowska

Reymonta 20, 30-059 Kraków

NIP 6762477784

KRS 0000514292

II. OPIS PRZEDMIOTU ZAMÓWIENIA, WARUNKI I OCZEKIWANIA WOBEC BIEGŁEGO REWIDENTA:

Biegły rewident dokona badania przygotowanych przez Biuro Zarządu Stowarzyszenia sprawozdań finansowych składanych do Ministerstwa  Rozwoju w związku z rozliczeniem dotacji udzielonej z Programu Operacyjnego Pomoc Techniczna 2014-2020 i sporządzi protokoły z badania sprawozdań okresowych/rocznych wg  udostępnionego przez Ministerstwo Rozwoju wzoru stanowiącego załącznik do niniejszego zapytania oraz wykona pisemną opinię wraz z raportem (w dwóch egzemplarzach) o tym, czy dane sprawozdanie finansowe jest rzetelne i prawidłowe.

Łączna ilość sprawozdań finansowych: 6

• Rok 2016 – 1 sprawozdania finansowe

• Rok 2017 – 2 sprawozdania finansowe

• Rok 2018 – 2 sprawozdania finansowe

• Rok 2019 – 1 sprawozdanie finansowe

Zamawiający zastrzega sobie prawo do zmniejszenia/ zwiększenia łącznej ilości sprawozdań finansowych podlegających badaniu.

Dane dotyczące podmiotu:

• Stan zatrudnienia na 01.04.2016 r. – 10 etatów

• Szacowana wartość projektu: do 2 mln zł w roku kalendarzowym

1. Opinie oraz raporty z badania sprawozdania finansowego za poszczególne okresy zostaną złożone przez biegłego rewidenta do dwóch tygodni od chwili przekazania sprawozdania finansowego biegłemu rewidentowi do badania.

Brak sztywnego harmonogramu przekazywania sprawozdań wynika z faktu, że termin przygotowania sprawozdań zależny jest od osiągnięcia wymaganego umową poziomu wydatkowania kolejnych transz dotacji.

2. Biegły rewident będzie obecny, w razie konieczności, na posiedzeniach Walnego Zebrania Członków/Zarządu Stowarzyszenia. O terminie posiedzenia zostanie powiadomiony z co najmniej tygodniowym wyprzedzeniem. Koszty uczestnictwa w posiedzeniu Zarządu ponosi biegły rewident.

3. Biegły rewident, w przypadku takiej konieczności, będzie ściśle współpracował z audytorem/kontrolą, w tym w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla audytora/kontroli oraz ewentualnego udostępnienia dokumentacji z przeprowadzonego badania.

4. Płatność za przeprowadzenie poszczególnych badań sprawozdań finansowych nastąpi po przyjęciu przez Ministerstwo Rozwoju danej opinii i raportu z badania.

III. TERMIN WYKONANIA ZAMÓWIENIA

Termin wykonania przedmiotu zamówienia: od maja 2016 r. do marca 2019 r.

IV. WARUNKI UDZIAŁU W POSTĘPOWANIU

O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy:

• Dysponują osobami  zdolnymi  do  wykonywania  zamówienia    biegli  rewidenci wpisani  na  listę  podmiotów uprawnionych  do  wykonywania  badań  sprawozdań finansowych,

• Posiadają niezbędną  wiedzę  i  doświadczenie  do  wykonania  zamówienia.  W  celu potwierdzenia  spełnienia  warunku  Wykonawca  powinien wykazać,  że  w  okresie ostatnich  pięciu  lat,  przed  upływem  terminu  składania  ofert,  a  jeśli  okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie, zrealizował, a w przypadku świadczeń  okresowych  lub  ciągłych,  że  realizuje  co najmniej  dwie  usługi polegające na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badaniu sprawozdań z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych.

V. OPIS SPOSOBU PRZYGOTOWANIA OFERTY

Oferta biegłego rewidenta powinna zawierać w szczególności:

1. Informację o biegłym rewidencie, w tym o formie prowadzenia działalności, wpisie do rejestru biegłych rewidentów z podaniem numeru i daty wpisu, wpisie na listę podmiotów uprawnionych do badań sprawozdań finansowych z podaniem numeru i daty wpisu, o liczbie zatrudnionych biegłych rewidentów.

2. Oświadczenie oferenta o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z zamawiającym (zał. 2)

3. Cenę brutto za wykonanie pojedynczego badania sprawozdania finansowego wraz z protokołem z badania, obejmującą sporządzenie opinii o badanym sprawozdaniu oraz raport z badania tego sprawozdania – ofertę należy złożyć na wzorze, stanowiącym załącznik nr 1 do zapytania.

4. Oświadczenie o przyjęciu zobowiązania do uczestnictwa (w razie ewentualnej konieczności) w Walnym Zebraniu Członków i posiedzeniach Zarządu na warunkach określonych w zapytaniu (zał. 6).

5. Określenie składu zespołu przeprowadzającego badanie, z wyszczególnieniem osób posiadających uprawnienia biegłego rewidenta.

6. Wskazanie metod przeprowadzenia pojedynczego badania sprawozdania finansowego.

7. Wykaz usług polegających   na   badaniu sprawozdań   finansowych podmiotów   realizujących   zadania   współfinansowane   ze środków unijnych     lub     badaniu     sprawozdań     z     realizacji    zadań współfinansowanych ze środków unijnych w okresie ostatnich pięciu lat, przed  upływem  terminu  do  składania ofert,  a  jeśli  okres  prowadzenia działalności  jest  krótszy  –  w  tym  okresie,  a  w  przypadku  świadczeń okresowych  lub  ciągłych,  że  realizuje  co  najmniej  dwie  usługi  – sporządzony według załącznika nr 3.

8. Oświadczenie o wyrażeniu zgody na współpracę z audytorem/kontrolą, w tym w szczególności w zakresie dot. sporządzenia informacji z badania dla audytora/kontroli oraz udostępniania dokumentacji z przeprowadzonego badania (zał.7)

VI. KRYTERIUM WYBORU

Przy wyborze najkorzystniejszej oferty Zamawiający będzie kierował się następującymi kryteriami, przy założeniu: 100% = 100 pkt.:

1) 90% – cena, obliczana w ten sposób, że maksymalną punktację 90 punktów otrzymuje wykonawca, który zaoferował najniższą cenę. Pozostali wykonawcy otrzymują punktację obliczoną wg wzoru:

NC x 90/C

Gdzie:

NC – najniższa zaoferowana cena

C – cena oferty punktowanej.

Wynik podawany jest w zaokrągleniu do 2 miejsc po przecinku.

2) 10% – doświadczenie zawodowe (usługi polegające na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów   realizujących   zadania   współfinansowane   ze środków unijnych lub badaniu sprawozdań z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych w okresie ostatnich pięciu lat) będzie stanowić drugie kryterium oceny ofert na wykonanie usługi i będzie liczone następująco:

• 1 usługa – 0pkt.

• 2-9 usług – każda wykazana usługa – po 1pkt

• 10 usług – 9 pkt

• więcej niż 10 usług – 10 pkt

• maksymalnie można uzyskać 10pkt

Na ocenę końcową oferty danego Wykonawcy składa się suma punktów z obu kryteriów.

Za  najkorzystniejszą  zostanie  uznana  oferta,  zawierająca  wszystkie  wymagane informacje,  złożona  przez  Wykonawcę  spełniającego  wszystkie  warunki  udziału w postępowaniu oraz otrzyma najwyższą łączną liczbę punktów.

Jeżeli  nie  będzie  można  wybrać  oferty  najkorzystniejszej  z  uwagi  na to,  że  dwie lub  więcej  ofert  będzie przedstawiało  taki  sam  bilans  ceny  i  terminu  realizacji zamówienia,  Zamawiający  spośród  złożonych  ofert wybierze  ofertę  z  najniższa ceną. A  w  przypadku,  gdy  wykonawcy  złożyli  oferty  w takiej  samej  cenie, Zamawiający wezwie do złożenia ofert dodatkowych. Oferta dodatkowa nie może zawierać ceny wyższej, niż wskazana w ofercie pierwotnej.

VII. MIEJSCE ORAZ TERMIN SKŁADANIA OFERT

Oferty należy w nieprzekraczalnym terminie do dnia 26.04.2016 r. do godz. 9.00:

1)    przesłać za pośrednictwem poczty elektronicznej na adres: biuro@archiwum.metropoliakrakowska.pl

     lub

2)    złożyć osobiście – doręczenie do sekretariatu (czynny codziennie do godz. 16-ej), pod adresem Stowarzyszenie Metropolia Krakowska, ul. Reymonta  20, 30-059 Kraków (decyduje data wpływu do sekretariatu).

Zgłoszenia nie spełniające powyższych wymagań lub złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

VIII. PRZESŁANKI DO ODRZUCENIA OFERTY:

Zamawiający odrzuci ofertę, jeżeli:

− jej treść nie będzie odpowiadać treści zapytania ofertowego,

− zostanie złożona po terminie składania ofert,

− nie będzie zawierała wszystkich wymaganych przez Zamawiającego dokumentów lub oświadczeń.

 IX. OCENA OFERT

1. Ocena ofert zostanie dokonana w dniu 26.04.2016 r.

2. Wybór najkorzystniejszej oferty zostanie ogłoszony w dniu 27.04.2016 r. do godziny 15:30 na stronach internetowych Stowarzyszenia pod adresami:

https://archiwum.metropoliakrakowska.pl/kat/zamowienia-publiczne

http://bip.malopolska.pl/metropoliakrakowska/Article/id,272887.html

3. Oferty złożone po terminie nie będą rozpatrywane.

4. Oferent przed upływem terminu składania ofert może wycofać swoją ofertę.

X.INFORMACJE DODATKOWE

1. Stowarzyszenie zastrzega sobie prawo do niewybrania żadnego Wykonawcy, bez podania przyczyny. Wykonawcy, których oferty nie zostaną wybrane, nie mogą zgłaszać żadnych roszczeń względem Stowarzyszenia z tytułu złożenia swojej oferty cenowej. Stowarzyszenie nie dokonuje zwrotu jakichkolwiek należności z tytułu kosztów sporządzenia oferty.

2. Biuro Stowarzyszenia Metropolia Krakowska zastrzega sobie prawo swobodnego wyboru ofert, przedłużenia terminu składania ofert.

3. Wykluczeniu z  postępowania  podlegają  wykonawcy,  w  stosunku  do  których stwierdzono konflikt interesów.

4. Niniejsze zapytanie nie stanowi oferty w rozumieniu art. 66 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964 roku Kodeks Cywilny, jak również nie jest ogłoszeniem o zamówieniu ani zapytaniem o cenę rozumieniu ustawy z dnia 29 stycznia 2004 r. Prawo zamówień publicznych (tekst. jedn. Dz. U. z 2013 r. poz. 907, z późn. zm.).

5. Zamawiający dopuszcza możliwość  porozumiewania  się  z Wykonawcami za pośrednictwem poczty elektronicznej.

Osobą odpowiedzialną za zapytanie po stronie Zamawiającego jest p. Beata Zięba.  Wszelkie pytania dotyczące zapytania ofertowego prosimy kierować na adres: beata.zieba@archiwum.metropoliakrakowska.pl

 

link do wersji pdf wraz z załącznikami: 

Zapytanie Ofertowe Biegły Rewident

 

Załączniki do zapytania:

1. Formularz ofertowy

2. Oświadczenie oferenta o braku powiązań osobowych lub kapitałowych z zamawiającym

3. Wykaz usług polegających na badaniu sprawozdań finansowych podmiotów realizujących zadania współfinansowane ze środków unijnych lub badaniu sprawozdań z realizacji zadań współfinansowanych ze środków unijnych zrealizowanych w okresie ostatnich pięciu lat, przed upływem terminu składania ofert, a jeśli okres prowadzenia działalności jest krótszy – w tym okresie

4. Wzór protokołu z badania sprawozdania okresowego/rocznego (obowiązujący w dniu zamieszczenia zapytania ofertowego)

5. Wzór sprawozdania finansowego z realizacji zadania (obowiązujący w dniu zamieszczenia zapytania ofertowego)

6. Wzór oświadczenia o gotowości ew. uczestnictwa w posiedzeniach Zarządu oraz Walnego Zebrania Członków Stowarzyszenia Metropolia Krakowska.

7. Wzór oświadczenia o współpracy z audytorem kontrolą

 

 

Postępowanie współfinansowane przez Unię Europejską

ze środków Europejskiego Funduszu Spójności w ramach Programu Pomoc Techniczna 2014-2020.